Einmal jährlich: Schuhschachteln, aber keine Schuhe

Zeitpunkt

Es ist das Gegenteil der bekannten win-win-situation: Der geplagte Unternehmer fühlt sich irgendwann so unwohl, dass er die ungeliebte Aufgabe in Angriff nimmt und zusammensucht, was er dem Treuhänder zu übergeben hat. Alles kommt in einen Behälter samt der Hoffnung, dass keine Belege in Hosentaschen und Handschuhfächern liegengeblieben sind.

Im Treuhandbüro ist man einigermassen gerüstet für den jährlichen Andrang: Keine Ferien, möglichst wenig teure Überstunden und die Hoffnung, dass nicht wieder eine Grippewelle die Planung über den Haufen wirft. Wie schön wäre die Welt, wenn das alles kontinuierlich erledigt werden könnte. Würde es sich nicht in einzelnen Fällen sogar lohnen, den Unternehmer dafür preislich besser zu stellen, wenn er seine Belege in kürzeren Intervallen bringen würde?

 
Arbeitstechnik

Grundsätzlich gibt es zwei Arbeiten, wiederkehrende Vorgänge zu handhaben: Sofort nach Auftreten oder periodisch. Auf den ersten Blick ist das «real-time-Prinzip» unökonomisch. Ein Vergleich aller Aspekte kann sich jedoch lohnen. Für das real-time-Prinzip spricht die Tatsache, dass keine Belege herumliegen, keine to do's offen sind und weniger gesucht werden muss. Für das periodische Abarbeiten spricht, dass die Arbeit an sich schneller vonstatten geht.

In der Buchhaltung treffen diese Überlegungen ebenfalls zu. Und nicht zuletzt kommt das Problem des Vergessens hinzu. Wer weiss denn nach fast einem Jahr noch, ob gekaufter Wein für Kundengeschenke oder einen Mitarbeiteranlass verwendet wurde?


Papierlose Kommunikation und Datenhaltung

Der Paradigmenwechsel ist längst im Gang, und er ist auch sinnvoll. Daten via Drucker zu Papier zu bringen, damit sie der Briefträger dorthin bringt, wo sie wieder eingescannt werden, ist Stumpfsinn. Zentral ist in Zukunft nicht mehr das Papier, sondern das elektronische Dokument. Medienbrüche wird es nur noch dort geben, wo sie tatsächlich sinnvoll und begründet sind. Und wenn wir nun seit immerhin 35 Jahren vom papierlosen Büro reden, wird die Zukunft organisationsübergreifend papierlos sein. Dass der Wirt einen Beleg an der Kasse ausdruckt, damit der Treuhänder ihn ein paar Monate wieder manuell erfassen kann, ist technisch gesehen ein Unding. Ob es uns passt oder nicht: Die big brothers in den Behörden haben ein vitales Interesse daran, unsere Transaktionen lückenlos überwachen zu können.


Kleine Anekdote für die Papiergläubigen: Es gibt immer noch Restaurants, die nach einem Geschäftsessen gern jedem Einzelnen eine Gesamtrechnung ausdrucken...


Führungsmittel

Eine FIBU sollte eigentlich mehr sein als ein historischer Abriss für die Steuerbehörde. Wenn sie laufend nachgeführt wird, kann sie in vielerlei Hinsicht als wertvolles Führungsmittel verwendet werden. Wie hoch ist der Bestand an Aufträgen? Wie sieht es mit der Liquidität aus? Warum sind die Offenen Posten plötzlich so hoch?

pebesmart

pebesmart ist die Antwort auf die Herausforderungen von Automatisierung und Digitalisierung. Diese Cloud-Lösung setzt dort an, wo eine Transaktion stattfindet. Mit pebesmart kann der Unternehmer Rechnungen schreiben, Belege einscannen und spontan Auswertungen erstellen. Er schickt dem Treuhänder kein Papier mehr, sondern ein automatisch generiertes File. Das Treuhandbüro erledigt grundsätzlich nur noch die speziellen Aufgaben wie Abschreibungen, Jahresabschluss und Mehrwertsteuer. Der Unternehmer spart Zeit und Geld, und der Treuhänder kann sich auf anspruchsvollere Arbeiten konzentrieren, die mehr Wertschöpfung generieren. Mehr dazu auf www.pebesmart.ch